RSS

Kèm cặp nhân viên

14 Jul

Phản ứng đầu tiên của người quản lý cấp trung khi nhận một nhiệm vụ là 1.Tự mình làm hoặc 2.Giao cho nhân viên làm. Tự mình làm thì đương nhiên là sẽ nhanh và chuẩn (ít nhất là người quản lý nghĩ thế) còn giao cho nhân viên thì vừa mất thời gian vưa không chắc được việc. Do vậy đa phần người quản lý cấp trung đề thiên về tự mình làm những công việc khó mà không tập trung đào tạo nhân viên để họ làm được. Khi công việc tăng lên, người quản lý cấp trung không thể tự mình làm mà phải tập trung đào tạo nhân viên của mình bên cạnh nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân.

Hầu hết người quản lý đều muốn nhân viên mình giỏi lên để tăng hiệu quả công việc của người đó, từ đó tăng hiệu quả của cả phòng, cả công ty. Nhân viên cũng vậy, hầu hết (chứ không phải tất cả) đều muốn mình giỏi lên, càng ngày càng làm được nhiều việc hơn, được giao nhiều trọng trách hơn nhằm mục tiêu phát triển bản thân.

Nhân viên được chia làm 4 loại chính:

1. Không muốn làm và không có kỹ năng làm
2. Muốn làm, dám làm nhưng không đủ kỹ năng làm
3. Không muốn làm, nhưng có kỹ năng làm
4. Muốn làm và có kỹ năng làm

Đối với loại 1 thì không còn gì để nói, khi không muốn làm thì không có nhu cầu học hỏi để làm. Lý do cho việc này có vài nguyên nhân 1.Do tuyển dụng nhầm 2. Do quan hệ. Loại này tốt nhất là định hướng công việc đơn giản, kiểm soát chặt nếu như không thể đuổi việc.

Đối với loại 2 thì cần kèm cặp đào tạo để nâng họ lên thành có đủ kỹ năng làm. Loại này thường là sinh viên mới ra trường hoặc những người có nhận thức về việc phải giỏi lên…. Cần chú ý là đa phần chúng ta đề có ý thức phải giỏi lên nhưng thường nó không biến thành hành vi tương ứng, nếu như một nhận thức không biến thành suy nghĩ để trở thành hành vi thì cũng coi như là chưa nhận thức.
.
Đối với loại 3; liên quan tới thái độ thì quả là khó. Loại này phân ra làm hai loại 1. Loại ngôi sao (tự nhận mình là sao và có tâm lý của một ngôi sao) và 2. Bất mãn. Nếu họ là ngôi sao thì buộc ta phải tăng chuẩn của họ lên để họ nhắm tới chuẩn cao hơn hiện tại. Có thể hiện tại họ đã thừa sức để làm, nhưng với chuẩn cao hơn thì họ còn phải học nhiều. Với loại bất mãn thì tìm hiểu tại sao họ bất mãn nhằm giải tỏa tâm lý cho họ. Nếu như không thể giải quyết được sự bất mãn của họ thì không nên để lại vì tâm lý này sẽ lây lan tới những người khác và khiến bản thân những người khác cũng trở nên bất mãn.

Đối với loại 4: ủy thác công việc để nâng họ dần lên với mình. Thực tế có nhiều người rất tự tin và nghĩ rằng họ có thể làm được mọi thứ, nhưng khi được giao việc của người quản lý thì họ sẽ thấy rằng không đơn giản chút nào. Tuy nhiên dần dần những người này sẽ thăng tiến (nếu như họ không mắc bệnh ngôi sao và bỏ đi quá sớm).

———————-

Bán thứ cần đào tạo:
Đa phần người quản lý đều nghĩ rằng nhân viên thích được đào tạo và họ thường lao ngay vào lập kế hoạch và đào tạo nhân viên. Nhưng trước khi làm điều đó ta cần có một giai đoạn bán hàng, bán thứ cần đào tạo cho nhân viên. Nghe thì có vẻ vô lý, nhưng thời buổi có vô vàn thứ cần học thì việc thuyết phục nhân viên học cái mình cho là có ích với công việc thì không phải dễ.
Đa phần nhân viên khi tiếp nhận đào tạo chỉ nghĩ đơn giản là “Ông ý bắt mình học chứ mình học cũng được, chẳng học cũng chẳng sao”. Việc thuyết phục giai đoạn này cần chỉ ra mục đích của việc học thật rõ ràng để người học hiểu ra được và chuyển từ thế Bị học sang thế Được học.
Nhiều nhà quản lý bị nhầm lẫn giữa việc mình nhận thức và nhân viên nhận thức. Họ nghĩ đơn giản là nhân viên chắc cũng nghĩ như mình và vì vậy họ bỏ qua giai đoạn này. Giai đoạn này quan trọng và không được bỏ qua.

Đào tạo Kiến thức, kỹ năng

Kiến thức là những thứ bạn biết và kỹ năng là khả năng thành thục của bạn. Ví dụ bạn có thể biết rõ các bước phải thực hiện của kỹ thuật bơi Trườn sấp nhưng không thể bơi, phải luyện tập nhiều thì bạn mới có kỹ năng bơi. Ngay cả những người đều có kỹ năng bơi thì có người kỹ năng cao và có người kỹ năng thấp.

Vì vậy, không được nhầm tưởng giữa Kiến thức và Kỹ năng. Rất nhiều người bị nhầm tưởng, họ nghĩ rằng họ biết làm việc đó, họ thấy người khác làm ngon lành và họ NGHĨ rằng họ cũng làm được. Việc NGHĨ là mình sẽ làm được nhiều khi sẽ ngăn cản người nhân viên có được kỹ năng làm việc đó vì lúc đó họ sẽ cân đong đó đếm những lợi ích họ có khi làm việc đó (việc mà chưa chắc họ đã có kỹ năng làm).
Trong một công ty, ta thường xuyên bắt gặp tình trạng phòng này nghĩ phòng kia làm đơn giản còn phòng mình thì phức tạp. Trong một phòng chuyên môn, nhân viên này nghĩ rằng nhân viên kia làm đơn giản còn mình thì phức tạp. Tựu chung lý do là con người luôn có xu hướng nghĩ rằng việc mình làm là quan trọng là khó khăn còn người khác thì không quan trọng là đơn giản. Đó gọi là chủ nghĩa cục bộ, chủ nghĩa cá nhân, vì lợi ích của phòng mình và bản thân mình.
Việc đào tạo kiến thức là kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe, 4Ps và phản hổi tích cực
Việc đào tạo kỹ năng thì phức tạp hơn vì nó liên quan tới hoạt động thực tế, được tuân theo các bước sau:
1. Miêu tả : xác định mục tiêu, vắn tắt các bước làm
2. Biểu diễn: làm mẫu cho họ xem (giai đoạn này người nhân viên chỉ xem)
3. Làm thử : người nhân viên làm (giai đoạn này người kèm cặp chỉ xem)
4. Đúc rút : Người kèm cặp liệt kê những thứ làm được, chưa làm được..
Quá trình trên là một vòng tròn khép kín cho tới khi mà nhân viên làm thành thục. Quan trọng nhất người kèm cặp và người được kèm cặp cần hiểu là để học được một kỹ năng đòi hỏi phải sự kiên trì, kiên trì và kiên trì.

Kỹ thuật Đặt câu hỏi và Lắng nghe tích cực:
Câu hỏi được phân ra làm hai loại 1.Câu hỏi mở và 2. Câu hỏi đóng. Câu hỏi mở mang lại cho chúng ta nhiều thông tin còn câu hỏi đóng (dạng Yes/No) thì chỉ mang ý nghĩ chốt lại vấn đề chứ không mang lại thông tin.
Trong quá trình giao tiếp đa phần con người rất dễ lâm vào tình trạng áp đặt người đối diện đặc biệt là người đối diện là nhân viên của mình. Tính áp đặt thể hiện ở việc hầu hết các câu hỏi là câu hỏi đóng và người nhân viên hầu hết chị trả lời Yes. Nếu như ta muốn thu thập nhiều thông tin thì hãy đặt nhiều câu hỏi mở, kể cả khi câu trả lời ta đã biết, biết đâu ta có thể có nhiều thông tin hơn; sau khi đã đủ thông tin ta chốt lại bằng câu hỏi đóng để đảm bảo rằng ta đã nghe đúng.
Kỹ thuật lắng nghe là một kỹ thuật rất khó. Đa phần con người đều có xu hướng muốn trình bày ý kiến của mình thay vì nghe người khác trình bày ý kiến. Khi nghe người khác trình bày, trong đầu người nghe liên tục phát sinh các ý tưởng và nó thôi thúc người nghe phải phát biểu ngay ra.
Lắng nghe bao gồm phi ngôn ngữ và Ngôn ngữ. Phi ngôn ngữ thể hiện ở nét mặt phù hợp, dáng người hướng về phía người nói, ghi chép. Ngôn ngữ thể hiện ở những câu “dạ, vâng, thế ạ,….” và những câu hỏi mở rộng để làm rõ vấn đề.
Lắng nghe và đặt câu hỏi là hai kỹ năng phối hợp với nhau. Trong một hội thoại ta phải kết hợp cả hai kỹ năng này để đạt được điều ta muốn. Trong quá trình đặt câu hỏi ta phải tư duy theo dạng sao, hỏi sâu vào từng khía cạnh, khi xong thì chuyển sang khía cạnh khác, không được lặp lại câu hỏi (vì nó thể hiện là ta chẳng nghe gì cả).
Trong một hội thoại, trừ nói chuyện phiếm thì cả hai bên hoặc một bên đều có mục đích nhất định. Đối với nhân viên thì thường là người lãnh đạo hỗ trợ nhân viên giải quyết một vấn đề nào đó. Để tránh tình trạng nhân viên đá bóng cho người quản lý ta phải tuân theo kỹ năng giải quyết vấn đề để tránh ôm việc.

 
Để lại bình luận

Posted by on 14/07/2010 in Kỹ năng

 

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s