RSS

Quản lý mọi công việc bằng Dashboard maps

19 Th5

Hôm nay trong giờ làm việc, ngắm cái sơ đồ điều khiển trung tâm của mình thấy tự nhiên có cảm hứng viết entry về đề tài này, nghĩ tới đâu viết tới đấy, có thể sai, có thể đúng.
Khi đánh giá về một con người người ta thường đánh giá trên những khía cạnh sau:
 Attitude ( thái độ); Skill ( kỹ năng); Knowleage (kiến thức); Experience (kinh nghiệm); Certificates (chứng chỉ)
 
+ Thái độ là cách bạn suy nghĩ khi gặp một vấn đề đó là kỹ năng mềm ví dụ như sự chủ động cao, tính lạc quan trong công việc, khả năng phối hợp với người khác, thái độ nhiệt tình…
 
+ Kiến thức là toàn bộ các thông tin mà bạn có được ví dụ như kiến thức về CNTT, tình hình kinh tế thế giới, kiến thức về giao tiếp, kiến thức về chính phủ điện tử, kiến thức về hệ thống mạng…
 
+ Kỹ năng chỉ mức độ thành thạo của bạn trong việc làm một thứ gì đó ví dụ kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lập trình, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phân tích giải quyết vấn đề.
 
+ Kinh nghiệm là quá trình bạn hoạt động từ khi lọt lòng mẹ tới giờ, khi bạn làm việc trong một lĩnh vực có thể bạn không giỏi nhưng bằng một cách nào đó bạn đã thu được kinh nghiệm. Kinh nghiệm có được khi bạn làm xong một việc mới nào đó, khi bạn gặp rủi ro, khi bạn gặp khó khăn và xử lý được. Kinh nghiệm không có khi bạn làm một công việc cũ mà bạn rất quen thuộc.
 
( Chú ý ba cái này ( viết tắt là ASK) và cái E rất dễ nhầm nhưng cũng không khó phân biệt: Một người có kiến thức chặt cây chưa chắc đã có kinh nghiệm chặt cây và kỹ năng chặt cây, có thể  anh ta biết cách chặt một cái cây do xem trên ti vi nhưng chưa bao giờ chặt cây vì vậy anh ta kô có kinh nghiệm, chưa bao giờ cầm rìu cũng đồng nghĩa anh ta kô có kỹ năng chặt cây thực sự. Và dù thái độ của anh ta là rất nhiệt tình chặt cây nhưng do không có kỹ năng, kiến thức có thể anh ta sẽ chặt bung bét ra nhưng rồi với thái độ nhiệt tình anh ta sẽ học nhanh hơn những người kém nhiệt tình)
 
+ Chứng chỉ: là bằng chứng của bạn về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà bạn có được. Đơn giản là ba thứ viết tắt là ASK kia không thể thể hiện ngay trong một vài tiếng phỏng vấn mà là phải là một quá trình thử việc mới có thể đánh giá được, chứng chỉ là bằng chứng sống về những thứ mà một người có để chứng tỏ cho mọi người anh ta có những gì.
 ( nếu anh ta có chứng chỉ chặt cây của một đơn vị cấp có uy tín thì yên tâm rồi)
 
Tất cả 5 thứ trên đây gọi túm lại là Background của một người. Người ta bảo Background (nền tảng) của anh A tốt lắm cũng có nghĩa là 5 thứ anh ta có chắc phải tuyệt lắm. Một sinh viên mới ra trường rõ ràng background sẽ rất kém vì anh ta chỉ có được Kiến thức, Kỹ năng anh ta chưa làm nên chưa có, kinh nghiệm cũng vậy.
 
Dài dòng về vấn đề nhân sự thế là đủ, lý do của cái việc phân tích này để ta thấy trong cuộc sống ta luôn chủ động hoặc bị động thu được và mất đi các ASK, có ASK được thêm vào nhưng cũng có những ASK bị quên đi, số quên đi chắc không nhỏ do trí nhớ của ta, cách ghi chép lại của ta…
 
Hôm kia đọc trong forum của Mindjet thấy một người nhắc tới khái niệm Dashboard map (tạm dịch bản đồ điều khiển) dành cho công việc, cuộc sống..Lúc đầu đọc chẳng thấy ý tưởng gì mới sau mới phát hiện ra cái hay của nó, đó chỉnh là sử dụng một bản đồ mẹ cho toàn bộ các bản đồ ta có.
 
Từ đầu năm tôi sử dụng rất nhiều bản đồ khác nhau cho nhiều vấn đề khác nhau, các bản đồ này đều rời rạc ở nhiều folder khác nhau, tương ứng với những vùng ý tưởng khác nhau trong suy nghĩ của tôi. Đó quả là một sai lầm, bản chất của bản đồ tư duy là một mạng các ý tưởng có liên kết vì vậy tất cả các bản đồ tư duy đều phải được liên kết với nhau để tạo ra một mega mindmap thật sự.
 
Ta nhận thấy trong cuộc sống cũng như trong công việc các vấn đề bản chất luôn có sự móc nối với nhau nhiều khi ta không để ý tới. Sẽ có người phát biểu rằng tôi có rất nhiều vấn đề chẳng có liên quan tới nhau và tôi sử dụng các bản đồ khác nhau cho mỗi vấn đề này. Thực ra không phải, các vấn đề đó được liên kết với nhau bởi "chính bản thân ta" vì ta là người phải đối mặt với các vấn đề đó.
 
Khi mọi bản đồ được kết nối với nhau bởi bản đồ trung tâm thì chúng ta sẽ thấy rất nhiều điều thú vị. Trước đây khi làm việc ta phải vất vả trong việc tổ chức dữ liệu, đang làm cái này thì lại phải tìm cái kia để so sánh. Thường bạn tổ chức thành các folder riêng cho mỗi vấn đề lớn nhưng vẫn có độ trễ trong việc tìm kiếm. Giờ hãy tưởng tượng bắt đầu một ngày mới với một bản đồ điều khiển trung tâm kết nối với các vấn đề, vấn đề khi còn nhỏ bạn cho nó chung với bản đồ trung tâm, khi nó trở thành to hãy tách riêng nó ra để thành một bản đồ riêng, bản đồ này kết nối với bản đồ trung tâm bằng link (ctr+K) hoặc bằng add-in map linker để nó hiển thị ngay trong bản đồ trung tâm.
 
Với bản đồ trung tâm ta có thể ra lệnh duyệt web, mở một file văn bản, mở một folder, mở một email…. mà kô cần rời khỏi bản đồ trung tâm, bản đồ trung tâm luôn ở trong tầm mắt của bạn chính vì vậy nó sẽ khiến bạn tập trung vào công việc, luôn biết mình phải làm gì, còn thiếu gì,….Link là công cụ rất mạnh của mindjet bạn link các ý tưởng với các email, file word, excel, folder, một trang web,… 
Kinh nghiệm bản thân: tôi sử dụng một bản đồ trung tâm với tất cả các dự án mà tôi đang phải làm, mỗi dự án là một nhánh, trong dự án sẽ có nhánh dự án của năm trước, contact của dự án ,…, tiến trình của dự án. Tại bản đồ trung tâm tôi có thêm một nhánh dành cho bản đồ tư duy của các thành viên trong phòng (trong đó có tôi) với đầy đủ 5 yếu tố để tôi biết nên giao cho họ việc gì, đào tạo họ cái gì, khả năng phát triển của họ tới đâu. Như vậy khi tôi cần bất cứ thông tin gì tôi chỉ việc mở bản đồ trung tâm và tìm tới thông tin đó thay vì phải lần mò trong outlook, các folder, hỏi người khác …
 
Với bản đồ trung tâm tôi đã lưu giữ toàn bộ kiến thức, kinh nghiệm của tôi vào trong đó, không có cái gì bị bỏ sót, tôi tiết kiêm thời gian tới mức tôi đa do vậy tôi làm được nhiều việc hơn. Tôi quy định mầu sắc thể hiện cho mỗi một nhánh ví dụ tôi sử dụng mầu tím cho "tiến trình" với hy vọng dự án nhanh chóng thành công, mầu xanh lá cây cho "contact" để mong họ luôn vui tươi (trong đó cũng có một phần nhỏ công của tôi)
 
Với một nhân viên một Dashboard map không có ý nghĩa lắm vì ít người phải phụ trách một đầu việc từ A tới Z, anh ta thường chỉ phụ trách một phần trong đó. Với lại là nhân viên nguyên tắc mức độ chịu trách nhiệm trước công việc của anh ta không cao, anh ta không có quá nhiều việc tại một thời điểm. Nhưng khi bạn đã lên tới cấp quản lý hoặc bạn có mong muốn lên tới mức quản lý và đang được giao rất nhiều việc, số công việc bạn đang theo dõi bắt đầu nhiều lên thì đã đến lúc sử dụng dashboard maps.
 
Vậy Dashboard maps có thể ứng dụng nếu tôi ở các cấp cao hơn không? Tôi nghĩ là hoàn toàn có, cấp độ giám đốc cũng gặp các vấn đề tương tự như cấp độ trưởng phòng tất nhiên anh ta có các trợ lý, thư ký vây quanh mình. Các vấn đề bao gồm:
– Không nắm được tình trạng của toàn bộ đầu việc mà các trưởng phòng đang nắm giữ.
– Quá nhiều việc dẫn tới nhiều đầu việc sẽ kô đạt được mục tiêu do không được quan tâm, bị bỏ quên.
– Lãng phí thời gian vào những việc có mức độ quan trọng thấp.
– Mất rất nhiều thời gian để tra cứu tìm kiếm thông tin.
– Không đánh giá được công việc mà nhân viên làm gây ra bất bình ảnh hưởng tới nguồn nhân lực.
– Truyền đạt ý tướng của mình cho nhân viên khó khăn do nhân viên kô cùng ask với Giám đốc.
– Không kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên.
 
Nếu tôi là giám đốc tôi sẽ tiến hành như sau:
 
Không cho phép nhân viên của mình trình bày vấn đề quá 3 phút, có một câu danh ngôn " anh hãy trình bày vấn đề của anh đằng sau tấm danh thiếp của tôi". Với cấp độ là quản lý rõ ràng anh ta sẽ phải gặp những vấn đề vĩ mô, một vấn đề vĩ mô được trình bày súc tích trong 3 phút là hoàn toàn có thể được. Để trình bày cô đọng một vấn đề trong 3 phút, hãy sử dụng mindmaps.
 
Sử dụng một dashboard map cho mình với các nhánh là các Dashboard map của các trưởng phòng. Dashboard maps của các trưởng phòng được trình bày theo một nguyên tắc chung về cấu trúc và mầu sắc. Giám đốc sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc lần theo các mối liên kết để xem trạng thái công việc và can thiệp vào các Dashboard map của các trưởng phòng. Một nhánh quan trọng trong Dashboard map của giám đốc là bản đồ về các trưởng phòng nhằm nắm được tình trạng của họ và giải quyết các vấn đề về nhân sự.
————to be continue——————
Advertisements
 
 

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s